September 18, 2023

Nyckelfunktioner att leta efter i ett affärssystem: en guide till att välja rätt

När du letar efter ett affärssystem för ditt företag är det lätt att gå vilse i en djungel av alternativ och löften. Med så många leverantörer som erbjuder en mängd olika funktioner, hur vet du vilka som verkligen är viktigast för din verksamhet? Vilka kärnfunktioner bör du prioritera och vilka är bara “bra att ha”?

Transformant erbjuder konsulttjänster, affärssystem och integrationer för att hjälpa företag att navigera genom digital transformation.

I den här djupgående guiden kommer vi att bryta ner de viktigaste funktionerna att leta efter i ett affärssystem. Från grundläggande redovisning och lagerstyrning till mer avancerade funktioner som kundrelationshantering och prediktiv analys, kommer vi att undersöka vad som skiljer ett genomsnittligt system från en kraftfull transformativ lösning.

Oavsett om du är ett litet startup-företag som letar efter ditt första affärssystem eller en etablerad organisation som försöker uppgradera din befintliga teknik, kommer den här artikeln att ge en praktisk färdplan för att utvärdera och prioritera funktioner. Så låt oss dyka in och upptäcka hur du kan hitta den perfekta lösningen för ditt företags unika behov.

Vad är ett affärssystem och varför är funktioner viktiga?

Innan vi börjar diskutera specifika funktioner, låt oss snabbt gå igenom vad vi menar med affärssystem. I sin mest grundläggande form är ett affärssystem en programvarulösning som integrerar och automatiserar de centrala processerna i en organisation. Detta kan inkludera allt från bokföring och fakturering till lagerstyrning och kundservice.

Det övergripande målet med ett affärssystem är att ge en enhetlig, realtidsvy av verksamheten som helhet. Genom att bryta ner datasilos och skapa en enda utgångspunkt för just data kan dessa system hjälpa företag att fatta snabbare, mer välgrundade beslut, förbättra effektiviteten och vinna insikter för att driva tillväxt.

Men alla affärssystem är inte skapade lika. Omfattningen och djupet av funktionerna kan variera avsevärt mellan olika leverantörer och lösningar. Och att välja rätt uppsättning funktioner för dina specifika affärsmål och utmaningar kan vara skillnaden mellan en lyckad implementering och ett dyrbart misstag.

Så hur vet du vilka funktioner som är mest avgörande för din framgång? Låt oss utforska några av de viktigaste områdena att överväga.

Läs Transformants guide för hur du väljer rätt affärsystem.

Kärnfunktioner i ett robust affärssystem

Även om detaljerna kan variera beroende på bransch och företagsstorlek, finns det vissa grundläggande funktioner som varje robust affärssystem bör erbjuda. Dessa inkluderar:

Finansiell förvaltning och redovisning

I hjärtat av varje affärssystem finns de finansiella förvaltnings- och redovisningsverktygen. Dessa funktioner gör det möjligt för dig att hålla reda på dina intäkter och utgifter, hantera fakturering och betalningar samt generera viktiga finansiella rapporter som balans- och resultaträkningar.

När du utvärderar lösningar bör du leta efter funktioner som:

• Automatiserad fakturering och betalningsbearbetning
• Kostnadsställe och budgetering
• Bankavstämning och kassaflödeshantering
• Hantering av anläggningstillgångar och avskrivningar
• Integration med din bank och betalningstjänster
• Support för flera valutor och skattezoner
• Inbyggda finansiella rapporter och dashboards

Målet bör vara att strömlinjeforma och automatisera så mycket av din finansiella hantering som möjligt, samtidigt som man säkerställer noggrannhet och efterlevnad av redovisningsprinciper.

Leveranskedja och lagerhantering

För företag som hanterar fysiska varor är en robust leveranskedja och lagerhanteringsfunktioner ett måste. Dessa verktyg hjälper dig att spåra dina produkter från anskaffning till leverans, optimera lagernivåer och säkerställa att du alltid har rätt varor på rätt plats vid rätt tidpunkt.

Nyckelfunktioner att leta efter inkluderar:’

• Lagerspårning och platshantering i realtid
• Streckkods- och RFID-scanning
• Leverantörshantering och inköpsorder
• Efterfrågeprognoser och automatisk återanskaffning
• Flerkanalsdistribution och logistik
• Returhantering och garantispårning
• Rapportering av nyckeltal som lageromsättning och lagerhållningskostnad

En stark uppsättning leveranskedjehanteringsfunktioner kan hjälpa dig att minska kostnader, förbättra lönsamhet och leverera exceptionell kundservice.

Kundrelationshantering (CRM)

I dagens kundcentrerade affärsmiljö är förmågan att attrahera, engagera och behålla kunder avgörande för långsiktig framgång. Det är här CRM-funktionerna i ett affärssystem kommer in.

Ett effektivt CRM-system kommer att hjälpa dig att:

• Hantera kundkontakter och interaktioner
• Spåra försäljningsmöjligheter och aktiviteter
• Segmentera och rikta in marknadsföringskampanjer
• Leverera personlig, kundservice i flera kanaler
• Analysera kunddata för att identifiera trender och möjligheter
• Mäta kundnöjdhet och livstidsvärde
• Integrera med kundorienterade appar och portaler

Genom att sätta kunden i centrum för din verksamhet kan kraftfulla CRM-funktioner hjälpa dig att bygga starkare relationer, driva lojalitet och katalysera tillväxt.

Personalhantering (HRM)

Dina anställda är din största tillgång – och att hantera dem effektivt är avgörande för din framgång. Ett robust HRM-system kommer att automatisera och strömlinjeforma allt från lönekörning och förmånshantering till prestationsutvärdering och talangutveckling.

Leta efter funktioner som:

• Självbetjäning för anställda och chefer
• Integrerad lönekörning och skatterapportering
• Prestationshantering och målsättning
• Utbildning och kompetensutveckling
• Personalplanering och schemaläggning
• Förmånsadministration och efterlevnad
• Analyser och rapportering av personalnyckeltal

Genom att ge HR-teamet verktygen för att vara mer strategiska och proaktiva kan ett starkt HRM-system hjälpa till att attrahera och behålla topptalanger, främja medarbetarengagemang och driva produktivitet.

Projektledning och resursplanering

För tjänstebaserade företag och de som hanterar komplexa projekt är projektledning och resursplaneringsfunktioner ett måste. Dessa verktyg hjälper dig att planera, genomföra och spåra projekt från början till slut, samtidigt som du optimerar användningen av personal, utrustning och andra kritiska resurser.

Nyckelfunktioner att leta efter inkluderar:

• Projektplanering och schemaläggning
• Uppgifts- och milstolpsspårning
• Tidsrapportering och utgiftsuppföljning
• Resursallokering och kapacitetsplanering
• Samarbete och fildelning för teamet
• Budgethantering och faktureringsautomatisering
• Prognoser och analyser av projektresultat

Med rätt projektledningsverktyg kan du hålla dina team synkroniserade, dina projekt i tid och din lönsamhet på spåret.

Rapportering och analytiska funktioner

I dagens datadrivna värld räcker det inte att bara samla in och lagra information – du måste kunna omsätta dessa data till användbara insikter för att styra ditt beslutsfattande. Det är här rapporterings- och analysverktygen i ett affärssystem kommer in.

Ett kraftfullt rapporterings- och analyserbjudande bör innehålla:

• Anpassningsbara kontrollpaneler och visualiseringar
• Förkonfigurerade rapportmallar för vanliga och återkommande uppgifter
• Ad hoc-frågemöjligheter för att utforska data
• Möjlighet att schemalägga och automatisera rapportleverans
• Mobila rapporterings- och analysfunktioner
• Integrations med populära BI-verktyg som Power BI eller Tableau
• Avancerade analysfunktioner som prediktiv modellering och maskininlärning

Med rätt rapporterings- och analysverktyg kan du få de insikter du behöver för att identifiera trender, optimera prestanda och ligga steget före konkurrenterna.

Läs mer om framtiden för affärsystem.

Branschspecifika och skräddarsydda funktioner

Utöver dessa kärnfunktioner kan du också vilja leta efter funktioner som är skräddarsydda för din specifika bransch eller affärsmodell. Till exempel:

• För återförsäljare kan POS-integration, flerkanalsfunktionalitet och kundlojalitetsprogram vara avgörande.
• För tillverkare kan stöd för produktkonfiguration, tillverkningsprocessplanering och kvalitetskontroll vara måsten.
• För professionella tjänsteföretag kan funktioner för kundportaler, kontraktshantering och resultaträkningar vara avgörande för differentiering.

Många affärssystemleverantörer erbjuder nu branschspecifika versioner av sin programvara, förkonfigurerade med de funktioner, arbetsflöden och de bästa metoderna som är mest relevanta för varje vertikal. Att investera i en branschspecifik lösning kan påskynda den tid det tar för att tjäna in grundinvesteringen samt säkerställa en bra anpassning till dina unika behov.

Integrations- och anslutningskapacitet

Få affärssystem kan fungera som en ö. För maximal effekt och effektivitet måste de kunna ansluta och integrera med resten av din teknikstack. När du utvärderar ett system, överväg dess förmåga att integrera med:

• Populära produktivitetsverktyg som Microsoft 365 eller Google Workspace
• Andra centrala affärsapplikationer som ditt CRM, HRM eller e-handelsplattform
• Branschspecifik programvara som CAD-system för tillverkare eller diagnostiska register för sjukvården
• IoT-enheter och sensornätverk för insamling och analys av realtidsdata
• Extern partner- och leverantörssystem för smidig datadelning

Sök efter system som erbjuder ett brett utbud av färdiga integrationer, öppna API:er för anpassad anslutning och robusta datahanteringsverktyg för att säkerställa datakvalitet och integritet över system.

Användbarhet och gränssnittsdesign

Även det mest funktionsrika affärssystemet är värdelöst om ingen använder det. Det är därför användarvänlighet och gränssnittsdesign är så viktig.

Ett väldesignat system bör erbjuda:

• Ett rent, intuitivt gränssnitt som är enkelt att navigera
• Anpassning av kontrollpaneler och arbetsflöden för att passa olika roller och preferenser
• Färgkodning, ikoner och visuella ledtrådar för att förenkla informationsbearbetning
• Inbäddade hjälp-, tips- och självstudieresurser
• Enhetlig design och funktionalitet på olika moduler och komponenter
• Minimalt med klick och skärmbyten för att slutföra vanliga uppgifter

Ju enklare och mer intuitivt ditt system är, desto snabbare kommer dina användare ombord och desto större sannolikhet att de omfamnar och utnyttjar det fullt ut.

Mobilitet och tillgänglighet

I dagens alltmer uppkopplade och distribuerade arbetsmiljö räcker det inte att ha åtkomst till ditt affärssystem från ett skrivbord. Du behöver kunna komma åt kritisk information och utföra nyckelfunktioner var du än är, när som helst.

När du utvärderar system, leta efter robusta mobilitets- och tillgänglighetsfunktioner som:

• Inbyggda mobilappar för iOS och Android
• Responsiv webbdesign för sömlös upplevelse på olika enheter
• Offlineåtkomst och datasynk för användning utan internetuppkoppling
• Säkerhets- och autentiseringsfunktioner som enkel inloggning och tvåfaktorsautentisering
• Röst- och pekbaserade gränssnitt för användning i farten
• Anpassningsbar teckenstorlek, kontrast och andra tillgänglighetsfunktioner

Med de rätta mobilitets- och tillgänglighetsfunktionerna kan ditt affärssystem bli en fullt integrerad del av hur ditt team arbetar – oavsett om de är på kontoret, ute på fältet eller på resande fot.

Skalbarhet och anpassningsförmåga

Ditt företag kommer inte att förbli statiskt, inte heller ditt affärssystem. När du växer och utvecklas behöver du ett system som kan växa och anpassa sig med dig.

Här är några nyckelfunktioner att leta efter vad gäller skalbarhet och anpassningsförmåga:

• Flexibel arkitektur som enkelt kan lägga till nya användare, moduler eller platser
• Möjlighet att konfigurera och anpassa affärsregler, arbetsflöden och godkännandeprocesser
• Så kallade low code/no-code-verktyg för att skapa anpassade appar och integrationer
• Stöd för flera språk och valutor för global expansion
• Robusta API:er och utvecklarverktyg för djupare anpassningar
• Regelbundna uppdateringar och uppgraderingar från leverantörer för att hålla dig i framkant

Med ett skalbart, anpassningsbart system kommer du att ha flexibiliteten att anpassa dig till föränderliga affärsbehov och fånga nya möjligheter när de uppstår.

Support och utbildningsresurser

Slutligen, när du investerar i ett affärssystem investerar du inte bara i programvara – du går in i ett långsiktigt partnerskap med din leverantör. Och kvaliteten på support och utbildningsresurser som de erbjuder kan vara lika viktiga som själva funktionerna.

Några saker att leta efter när det gäller support och utbildning inkluderar:

• Flera supportkanaler som telefon, e-post, chatt och självbetjäningsportaler
• Garanterade svarstider och servicenivåavtal (SLA) för att säkerställa snabb problemlösning
• Dedikerade kontohanterare eller framgångscoacher för mer personlig support
• Omfattande kunskapsbas med artiklar, videor och vanliga frågor och svar
• Regelbundna webbinarier, workshops och utbildningsevenemang
• Certifieringsprogram för att bygga kompetens och erkänna expertis
• Aktiva användargrupper och forum för att lära av kollegor i branschen

Ju mer robust stöd- och utbildningserbjudande din leverantör har, desto mer sannolikt är det att din implementering kommer att lyckas och att dina användare kommer att trivas.

Läs mer om ERP-support från Transformant.

Att välja rätt funktioner för dina unika affärsbehov

Som du ser finns det en mängd olika funktioner att överväga när du väljer ett affärssystem. Men i slutändan handlar det inte bara om att bocka av uppgifter på en lista – det handlar om att hitta den bästa kombinationen av funktioner för att uppfylla dina unika affärsbehov och mål.

Här är några tips för att välja rätt funktionsuppsättning för dig:

1. Börja med att utvärdera dina nuvarande processer, smärtpunkter och prioriteringar. Vilka funktioner behöver du absolut för att lösa dina största utmaningar och driva dina mest kritiska resultat?
2. Överväg din bransch och konkurrenslandskap. Vilka funktioner använder dina kollegor och konkurrenter? Vilka funktioner kan ge dig en konkurrensfördel eller differentiera ditt erbjudande?
3. Tänk på dina framtida tillväxtplaner. Vilka funktioner kommer du att behöva om 1, 3 eller 5 år? Se till att ditt system kan utvecklas med dig.
4. Få input från nyckelanvändare och intressenter i hela organisationen. Vilka funktioner är viktigast för din ekonomi-, kundservice- eller försäljningsavdelning? Se till att alla är överens.
5. Prioritera användarupplevelse och adoption. Det spelar ingen roll hur många funktioner ditt system har om ingen använder det. Fokusera på funktioner som är intuitiva, tillgängliga och ger omedelbart värde.

Kom ihåg, valet av affärssystem är inte en engångshändelse – det är början på en resa av kontinuerlig förbättring och innovation. Så ta dig tid, gör din due diligence och välj en funktionsuppsättning som inte bara möter dina behov idag utan ger dig flexibiliteten att anpassa dig och växa imorgon.

För att stödja din digitala transformationsresa erbjuder Transformant konsulttjänster, affärssystem och integrationer anpassade efter dina behov.

Vanliga frågor och svar om affärssystemfunktioner

1. Vilka är de absolut nödvändiga funktionerna för ett litet företag?

För ett litet företag är de viktigaste funktionerna ofta de som hjälper dig att hantera dina finanser, kunder och lager. Leta efter ett system som erbjuder:

• Grundläggande redovisning och fakturering
• Kontakthantering och försäljningsmöjlighetshantering
• Lagerspårning och orderhantering
• Rapportering och dashboard för nyckeltal

Även om du kanske inte behöver alla de mest avancerade funktionerna från början är det också värt att överväga ett system som kan skala upp när du växer.

2. Hur vet jag om jag behöver branschspecifika funktioner?

Om din bransch har unika reglerande krav, operativa processer eller affärsmodeller kan det vara värt att överväga ett system med branschspecifika funktioner. Några tecken på att du kan behöva branschspecifika funktioner är:

• Du har svårt att hitta ett generiskt system som uppfyller dina kärnbehov
• Du spenderar mycket tid på att anpassa eller bygga runt befintliga system
• Dina konkurrenter använder branschspecifik programvara och upplever bättre resultat
• Du drabbas av unika efterlevnadsrisker eller bötesavgifter utan specialiserade funktioner

För att avgöra om du behöver branschspecifika funktioner, prata med kollegor, branschorganisationer och potentiella leverantörer om vilka funktioner som är mest kritiska och varför.

3. Hur balanserar jag behovet av funktionalitet med användbarhet?

Det är en vanlig missuppfattning att ju fler funktioner ett system har, desto bättre är det. Men i verkligheten kan överdrivet många eller komplexa funktioner faktiskt hindra användbarheten och adoptionen.

För att balansera funktionalitet och användbarhet:

• Fokusera på kärn- eller de “måste ha”-funktioner som driver mest värde
• Prioritera funktioner med intuitiva gränssnitt och minimalt med utbildning
• Välj ett system med konfigurerbarhet för att dölja oanvända funktioner
• Involvera slutanvändare tidigt och ofta för att testa användbarhet och få feedback
• Iterera och justera över tid baserat på faktisk användning och värdeanalys

Kom ihåg, det bästa systemet är det som folk faktiskt använder och får värde av, så låt inte jakten på funktioner åsidosätta det verkliga syftet med att möjliggöra och förenkla arbetet.

4. Vad händer om jag behöver en funktion som inte erbjuds av mitt nuvarande system?

Ingen programvara kommer att ge 100 % av funktionerna du vill ha direkt. Men det betyder inte att du är ur spel. Om du behöver en funktion som inte erbjuds av ditt nuvarande system har du några alternativ:

• Kontrollera om funktionen finns på leverantörens produktutvecklingsplan
• Undersök tilläggsprogram eller integrationer från tredjepartsleverantörer
• Använd systemets konfigurationsverktyg för att bygga en anpassad version av funktionen
• Överväg att använda low code-verktyg för att bygga en komplementerande app
• Utvärdera en specialanpassad utvecklingsprojekt med hjälp av systemets API:er

Om allt annat misslyckas och luckan i funktionerna är verkligt kritisk för ditt företag kan det också vara värt att omvärdera om ditt nuvarande system fortfarande är rätt långsiktiga val.

5. Hur ofta ska jag omvärdera mitt systems funktioner och kapacitet?

Din verksamhet utvecklas konstant – och ditt affärssystem måste också utvecklas. För att säkerställa att du alltid har rätt funktioner för att stödja dina behov är det en bra idé att regelbundet omvärdera ditt systems kapacitet.

Som tumregel bör du utföra en omfattande systemutvärdering minst en gång om året. Detta kan innefatta att:

• Granska din organisations aktuella smärtpunkter, prioriteringar och mål
• Benchmarka ditt system mot branschkollegor och nya marknadserbjudanden
• Undersöka leverantörens senaste versions- och funktionsuppdateringar
• Samla in feedback från slutanvändare om vad som fungerar och vad som kan förbättras
• Köra kvantitativa analyser av systemanvändning, prestanda och avkastning

Du bör också ha regelbundna kontrollpunkter under året med dina systemadministratörer, viktiga användare och leverantörens kontohanterare för att diskutera mindre justeringar eller förbättringar.

Genom att proaktivt och regelbundet utvärdera ditt systems funktionsuppsättning kan du hålla jämna steg med dina affärsbehov och identifiera möjligheter till ökad effektivitet och innovation.

I slutändan är de bästa funktionerna de som gör det möjligt för ditt team att arbeta smartare, inte hårdare, och leverera enastående värde till dina kunder. Så sträva efter enkelhet, sätt användarna först och var inte rädd för att tänka utanför ramarna om standardfunktioner.

Med rätt kombination av kärnfunktioner, branschspecifik funktionalitet och framtidssäkra funktioner kommer ditt affärssystem att bli inte bara ett operativt verktyg utan en sann strategisk tillgång – en som driver din tillväxt, konkurrenskraft och framgång under årtionden framöver.

Låt Transformant vara din partner i digital transformation. Vi erbjuder konsulttjänster, affärssystem och integrationer som driver din verksamhet framåt.