April 30, 2024

Utlägg i tjänsten: Från skrynkliga kvitton till digital kontroll

När Soya Group digitaliserar utläggshanteringen är målsättningen att säkra kvittorutinerna vid kortköp och minska arbetsbördan för ekonomiavdelningen. Ett knappt år senare har arbetet gett tydliga resultat.

Det är Olof Wallenius som bildar företaget och året är 1934. Soja ska fraktas över de sju haven, så företagsnamnet kräver ingen längre betänketid, även om det skänks en diskret, internationell touch: Rederi AB Soya.

Åren går och intäkterna stiger.

Ett företag blir en grupp av företag. Nöjda kunder. Affärer som går bra. Det spretar en smula, rent verksamhetsmässigt, mellan koncernbolagen. Från sjöfart via fastigheter och miljöteknik till stuteri. Men alla driver och utvecklar sina verksamheter i linje med moderbolagets värderingar – hållbarhet och samhällsnytta.

Om Soya Group
Soya Group består av helägda eller delägda bolag som är verksamma inom sjöfart, fastigheter, stuteri och miljöteknik. Med 1 000 medarbetare i Europa och Asien omsätter Soya-koncernens bolag cirka 1,5 miljarder SEK. Dessutom finns ägarandelar i ett antal externa bolag som tillsammans omsätter knappt 40 miljarder SEK.

Företag strävar efter ekonomisk kontroll. Av det enkla skälet att alternativet alltid är sämre. Som Head of Financial Systems i Soya Group är det Louise Sandells uppdrag att hålla ordning på finanserna. Ny teknik är en av hennes bästa vänner. Den gör ett komplext uppdrag lite enklare.

– Ezypay har säkrat upp våra kvittorutiner så att kortköp kan kostnadsföras i bolaget. Tidigare hade vi problem att få in kvittona och när de väl skickades in var de ofta oläsliga, berättar Louise.

När Soya Group väljer Ezypay är målet med andra ord att alla kostnader för utlägg ska kunna styrkas. Inga fler borttappade, urblekta eller skrynkliga kvitton. Men det handlar inte bara om att säkerställa en korrekt bokföring. Det finns också tid att spara. Och tid är pengar.

– I vårt fall minskar arbetsbördan och belastningen på framför allt ekonomiavdelningen. En helintegrerad lösning som löper från inköp till bokföring gör att vi kan frigöra viktig arbetstid för våra medarbetare, säger Louise.

När företaget är fakturamottagare

Inom ett av Soya Groups verksamhetsområden är ett stort antal piloter en viktig grupp av medarbetare. De använder kreditkort med företaget som fakturamottagare. Här handlar det bland annat om tankning av flygplan och därför är summorna stora. Det underlättar om det blir rätt från början.

Bolaget använder kortkopplingen för företagskort. Ibland kan även den bäste glömma bort att fota ett kvitto och ladda upp det i Ezypay-appen, då kan ett utlägg skapas med själva korttransaktionen som grund. Hängslen och livrem. För att små misstag inte ska växa och bli stora problem.

– Ezypay effektiviserar en viktig process i vår verksamhet. Hela vägen från själva inköpet eller utlägget via appen som föreslår utläggstyp och hittar rätt valutakursdifferenser och till vår bokföring. Vi är supernöjda, säger Louise.

Hur det fungerar

Utlägg i tjänsten kan vara ekonomiskt betungande för den enskilda medarbetaren och innebära processutmaningar samt kostnader för en arbetsgivare. Men det finns en lösning.

Med Ezypay behöver inte anställda ligga ute med egna pengar. Utlägg swishas tillbaka på ett ögonblick samtidigt som AI-teknik kategoriserar alla utläggsposter i ett företags affärssystem. Alla företag och organisationer kan använda Ezypay för att automatisera sin utläggshantering. Värdet av tjänsten ökar dock med antalet anställda. Ezypay-appen är designad för att vem som helst ska kunna använda den. Ingen utbildning krävs.